آیا اسناد بایگانی را در کنترل خود دارید؟

زمانی اطلاعات تجاری تنها در صفحات کاغذی ثبت و ضبط می شد، اما امروزه این اطلاعات به صورت دیجیتالی ثبت و از طریق رایانامه منتقل می شوند تا بانک اطلاعاتی سازمانها و شرکتها بدین صورت شکل گیرد.  شرکتها زمان و هزینه هنگفتی را صرف مدیریت بانک اطلاعات خود می کنند تا ضمن پایش فعالیتها، عملکرد خویش را بهبود بخشند و التزام به قوانین را نشان دهند. اگر اسناد در مکانی دیگر بایگانی شوند یا بانک اطلاعات آسیب ببیند و حتی بدتر از آن حذف شود چه اتفاقی خواهد افتاد؟ زمان آن رسیده تا خود را برای رویارویی با بدترین حوادث آماده نمائید.

تصور کنید شرکت شما تصمیم دارد تا دلایل عدم اجرای تعهدات یک قرارداد را در یک فرآیند قانونی بررسی نماید که ناگهان وکیل شرکت اظهار می کند نسخه قرارداد مزبور که در اختیار شما است با نسخه طرف مقابل مغایرت دارد. چگونه می توانید ثابت کنید نسخه ای که در دست شما است اصل است؟

یا تصور کنید ماموران مالیاتی از شما بخواهند جهت اثبات ادعاهای ۶ سال گذشته مدارکی ارایه دهید، در حالیکه صرفاً اسناد گردش مالی ۲ سال گذشته را در دست دارید و سوابق پیشین به دلیل نقل و انتقالات از بین رفته اند. یا اینکه به دلیل آتش سوزی در اداره ثبت اموال سازمان، اسناد بایگانی کالاهای خریداری شده در اثر آتش سوزی و یا هنگام اطفاء حریق از بین رفته باشد، آیا تصویر اسناد و اموال خریداری شده در مکان دیگری هم بایگانی شده است؟

همه این موارد، وقایعی هستند که در صورت وجود نقص در مدیریت ریسک اسناد شرکت می تواند در زندگی ما اتفاق بیفتد. اغلب مردم در بهترین حالت عقیده دارند بایگانی اسناد کار ملال آوری بوده و در بدترین حالت موجب اذیت و آزار است. اما حقیقت این است زمانی که به آنها نیاز دارید، واقعاً این احتیاج وجود دارد.

پیوند بایگانی – مخاطرات

بایگانی برای هر سازمانی با اهمیت است. شرکتهایی که تحت برنامه مدیریت ریسک فعالیت می کنند با شناسایی نقاط آسیب پذیر در حوزه فعالیت خود اقداماتی را برای حفظ مطلوب اسناد بایگانی و کاهش خطرات اتخاذ می نمایند. در صورتیکه فرآیند و سیستم بایگانی تابع قوانین محکم مدیریت ریسک نباشد، موجب ناکارآمدی هرگونه اقدامی جهت کاهش خطرات می شود.

در چند دهه گذشته چندین استاندارد بین المللی منتشر شده اند که سازمانها به کمک آنها می توانند اسناد بایگانی خود را مدیریت نمایند. اخیراًٌ گزارش فنی ISO/TR 18128:2014 منتشر شده کمک می کند که چگونه با خطرات نهفته در مدیریت اسناد بایگانی برخورد شود. گزارش فنی ISO/TR 18128:2014، مدیریت ریسک فرآیندها و سیستمهای بایگانی؛ یک روش جامع و اصولی برای ارزیابی خطرات مربوط به فرآیندها و سیستمهای بایگانی در اختیار شرکتها می گذارد.         

ریسکهای پنهان

این گزارش فنی مطابق با چارچوب استاندارد ISO 31000:2009، که اصول کلی مدیریت ریسک را تعیین کرده، شامل فهرستی است که به کارشناسان بایگانی در انجام بهینه کارشان یاری می رساند. این گزارش فنی به آنها کمک می کند تا خطراتی که باید در برنامه مدیریت ریسک گنجانده شود را شناسایی، تحلیل و ارزیابی نمایند. به منظور تسهیل یکپارچه سازی آن در سیستم مدیریت موجود، این گزارش فنی تحلیل های فرآیند ثبت مندرج در مجموعه استاندارد ISO 30300:2011 اطلاعات و مستند سازی – سیستمهای مدیریت برای ثبت (MSRs) را مورد پذیرش قرار داده است.

گزارش فنی ۱۸۱۲۸ ISO/TR در مورد ایجاد بایگانی و کنترل آن به مثابه ابزاری برای سرو کار داشتن با "ریسک کاری" نیست. اولویت بندی ریسک های کاری سازمان برای مدیران ارشد با اهمیت است و شامل یک فرآیند ثبت ویژه برای شناسایی الزامات نگهداری اسناد در بایگانی می باشد. زمانیکه تصمیم گرفتید تا سوابقی به وجود آورید مسئولیت ایجاد آن بر عهده کارشناسان بایگانی خواهد بود تا تضمین نماید این کار در محیطی با ریسک های کنترل شده انجام شود.

 منبع: سایت ایزو

 مترجم: سعید حسنی

ویراستار: کیواندخت پیرمحمدی (isiri.org)